Naar de inhoud

Algemene voorwaarden Laadruim

Download als pdf Verwerkersovereenkomst

Versie 1, geldig vanaf 1 november 2026.

1. Wie en waarvoor

  1. Laadruim is een magazijnsysteem dat we als online dienst leveren, alleen aan bedrijven, niet aan consumenten. "Wij" of "de leverancier" is Laadruim, een handelsnaam van HeliQopter Services, Oder 20, Postbus E7710, 2491 DC Den Haag, KvK 56385404, btw-nummer NL002147396B80. Staat in je voorstel een ander bedrijf als leverancier, dan is dat bedrijf "wij". "Jij" of "de klant" is het bedrijf dat Laadruim afneemt.
  2. Deze voorwaarden gelden voor elke aanvraag, proefmaand, afspraak en dienst van ons. Andere afspraken gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd; een e-mail telt. Jouw eigen voorwaarden gelden niet.
  3. Je kunt deze voorwaarden lezen en bewaren vóór je iets aanvraagt. Elke versie heeft een datum, en je krijgt de versie die voor jou geldt per mail.

2. De drie manieren om te starten

  1. Zelf starten: je vraagt Laadruim aan op de site. Wij kijken elke aanvraag met de hand na en mogen hem weigeren. Keuren we hem goed, dan begint onze afspraak en krijg je een uitnodiging. Geen opstartkosten.
  2. Samen starten: wij richten Laadruim met je in, zetten je lijsten erin en leggen het uit. Daarvoor betaal je eenmalig opstartkosten volgens het voorstel.
  3. Met maatwerk: als je een koppeling of iets eigens nodig hebt. Je krijgt vooraf een vaste prijs (artikel 5).
  4. We komen langs, ook als je zelf start: binnen 6 weken na je eerste betaling kijken we graag bij je op de vloer, zonder extra kosten. Buiten Nederland spreken we dat samen af. Dat is een inspanning, geen harde afspraak.

3. De gratis proefmaand

  1. Bij Zelf starten is de eerste maand gratis, met het pakket Compleet. De maand begint bij je eerste login. Elk bedrijf krijgt één proefmaand. Er is geen betaalgegeven nodig.
  2. Wil je na die maand door, dan kies je in Laadruim voor "Doorgaan met Laadruim", met het pakket dat je wilt. Zeg je niets, dan stopt de proef vanzelf en betaal je niets. Daarna geldt artikel 8 lid 5.
  3. Ook in de proefmaand kun je alles downloaden en overstappen, zoals in artikel 8.
  4. In de proefmaand gelden grenzen tegen misbruik: mail naar mensen buiten Laadruim gaat pas als de ontvanger dat heeft bevestigd, en er is een plafond op mail en op importeren.
  5. Geen proefmaand op maatwerk.

4. De dienst

  1. Je gebruikt Laadruim via internet. Wij zorgen voor de server, dagelijkse reservekopieën, updates en beveiliging.
  2. We mogen Laadruim verbeteren en vernieuwen, zolang wat je gebruikt blijft werken. Nieuwe functies van je pakket krijg je vanzelf.
  3. Vast onderhoud doen we 's nachts (Nederlandse tijd). Groter onderhoud melden we vooraf.
  4. Hulp is er op werkdagen, in Laadruim met Hulp vragen of per e-mail. We reageren meestal dezelfde dag (Nederlandse tijd).
  5. We doen ons best om storingen snel op te lossen. Dat is een inspanning, geen garantie.

5. Maatwerk

  1. Maatwerk betaal je apart, altijd met een vaste prijs vooraf, en pas na je akkoord.
  2. Een wens die iedereen helpt, delen we in de kosten: jij betaalt de helft, en daarna komt hij voor iedereen in Laadruim.
  3. Een wens alleen voor jou betaal je zelf. We mogen hem later ook aan anderen geven, tenzij we vooraf afspreken dat hij alleen voor jou blijft. Je gegevens gaan daarbij nooit mee.
  4. Ook met maatwerk geldt een maand opzegtermijn (artikel 7). Wat je vooraf betaalde voor maatwerk dat al geleverd is, krijg je bij opzeggen niet terug.

6. Prijzen en betalen

  1. De prijzen en wat er in elk pakket zit, staan op laadruim.nl of in je voorstel. Alle prijzen zijn zonder btw. Een extra vestiging of een koppeling met een nieuw soort systeem kost apart, op aanvraag.
  2. Het maandbedrag betaal je elke maand vooraf. Voorlopig betaal je per factuur, met de iDEAL-link op de factuur, binnen de termijn die op de factuur staat. De betaling loopt via Mollie. Later stappen we over op automatische incasso: we laten het je een maand vooraf weten en vragen je dan eerst om een machtiging. Daarna is de factuur de aankondiging en schrijven we ongeveer 2 dagen later af. Andere facturen (bijvoorbeeld de opstart) betaal je binnen 14 dagen.
  3. Opstartkosten (Samen starten): de helft bij akkoord, de helft als Laadruim in gebruik is.
  4. Een nieuwe prijs melden we minstens 2 maanden vooraf, zodat je op tijd kunt opzeggen als je dat wilt.
  5. Betaal je niet op tijd, dan krijg je twee herinneringen. Is er na 14 dagen nog niet betaald, dan mogen we Laadruim voor je bedrijf op alleen lezen zetten. Je gegevens blijven bewaard en je kunt ze blijven downloaden.

7. Looptijd en opzeggen

  1. Laadruim loopt per maand. Er is geen minimum.
  2. Opzeggen kan altijd, per e-mail of in Laadruim zelf. Laadruim loopt dan door tot en met precies een maand later. De laatste maand betaal je naar rato: wat je vooraf te veel betaalde, krijg je terug.
  3. Overstappen naar een ander systeem kost niets.
  4. We mogen de afspraak direct beëindigen als je failliet gaat, als je Laadruim ernstig misbruikt, of als je 2 maanden na de eerste herinnering nog niet hebt betaald. Jij mag de afspraak direct beëindigen als wij failliet gaan of onze afspraken ernstig en blijvend niet nakomen. Artikel 8 blijft dan gelden.

8. Je gegevens zijn van jou

  1. Wat je in Laadruim zet, blijft van jou. Wij gebruiken het alleen om de dienst te leveren, en geven het alleen aan de partijen die in de verwerkersovereenkomst staan, voor dat werk. Hoe Laadruim wordt gebruikt, tellen we opgeteld en nooit per persoon, om het beter te maken.
  2. Op elk moment kun je alles downloaden met de knop "Alles exporteren", tot 3 keer per dag, in gangbare bestanden (Excel, CSV en tekst).
  3. Dit kun je meenemen:
    • je bedrijfsgegevens en vestigingen;
    • de gebruikers (naam, e-mail, niveau) en openstaande uitnodigingen;
    • je relaties, met hun rollen en adressen;
    • artikelen;
    • voorraad met plaats en batch;
    • inslagen en uitslagen met hun regels (ook de verwachte en ontvangen zendingen: dat zijn inslagen in een andere stand);
    • de ruwe berichten van koppelingen (tot 13 maanden na ontvangst; daarna blijft de inslag of uitslag die eruit kwam), de orders van koppelingen, en de instellingen van je koppelingen (naam, soort, IP-adressen, vertalingen), zonder de sleutel;
    • je importgeschiedenis (bestand, aantallen, datum) met de onthouden kolommen;
    • je inrichting;
    • de instellingen en ontvangers van je rapporten (elk rapport kun je uit de gegevens opnieuw maken);
    • het logboek van je bedrijf, zonder IP-⁠adressen.

    Niet mee: passkeys en sleutels van koppelingen (voor de beveiliging), de opgetelde gebruiksmeting over alle bedrijven samen (die is niet van één bedrijf), en de software zelf en hoe die van binnen werkt.

  4. Overstappen: vraag je erom, dan helpen we je binnen 30 dagen over te stappen naar een ander systeem of naar je eigen computer. We geven je daarvoor alle informatie die je nodig hebt. In die tijd blijft Laadruim gewoon werken, blijft de beveiliging gelijk, en zeggen we het je als we een risico voor je werk zien. Je betaalt dan alleen je gewone maandbedrag. Heb je meer tijd nodig, dan mag je die periode één keer verlengen, zo lang als je nodig hebt. Lukt 30 dagen bij ons technisch niet, dan melden we dat binnen 14 werkdagen, met de reden en een andere termijn van hoogstens 7 maanden. Is de overstap rond, dan eindigt je afspraak en laten we je dat weten.
  5. Na het einde van je afspraak of proefmaand kun je nog 3 maanden alles inzien en downloaden; veranderen kan dan niet meer. Daarna wissen we alles van je bedrijf en bevestigen we dat per mail. Wil je dat we eerder wissen, vraag het ons. We bewaren alleen wat bij onze afspraak zelf hoort: welke voorwaarden je accepteerde, wanneer en door wie, tot 7 jaar na het einde van de afspraak, en de facturen en onze boekhouding tot 7 jaar na het einde van het jaar, omdat de wet dat vraagt. In de reservekopieën verdwijnen je gegevens binnen 40 dagen na het wissen, en uit de noodkopieën van onze hostingpartij binnen 90 dagen.
  6. Voor persoonsgegevens geldt de verwerkersovereenkomst. Die hoort bij deze voorwaarden.
  7. Bij een datalek laten we het je zo snel mogelijk weten, en in elk geval binnen 24 uur (verwerkersovereenkomst).
  8. Op laadruim.nl/je-gegevens staat hoe overstappen werkt, welke bestanden en formaten je krijgt, onder welk recht onze servers vallen, en hoe we je gegevens beschermen tegen overheden van buiten de EU.

9. Tevreden of je opstart terug

  1. Start je samen met ons en ben je binnen 60 dagen na de start niet tevreden, dan krijg je je opstartkosten terug.
  2. Dat kan één keer per bedrijf. Je stopt dan met Laadruim en neemt je gegevens mee (artikel 8). We vragen je waarom, maar je hoeft het niet te zeggen.
  3. Op maatwerk geldt dit niet.

10. Wat je zelf doet

  1. Je zorgt voor juiste gegevens, je eigen telefoons of computers, en internet op de werkplek.
  2. Je houdt inloggen geheim.
  3. Je blijft verantwoordelijk voor wat je invoert en voor je eigen tellingen van de voorraad.
  4. In een demo zet je geen echte gegevens van je klanten.

11. Wat niet mag in Laadruim

  1. Je zet in Laadruim alleen gegevens die je voor je magazijn nodig hebt en die je mag gebruiken. Geen onrechtmatige inhoud, en geen gevoelige gegevens zoals over gezondheid.
  2. Wij kijken niet uit onszelf naar wat je in Laadruim zet, en we gebruiken geen software die inhoud beoordeelt. Ziet iemand iets in Laadruim dat volgens hem onrechtmatig is, dan meldt hij het aan support (at) laadruim.nl. Een mens kijkt ernaar. We laten weten wat we doen en waarom, en halen het alleen weg als het echt onrechtmatig is. We overleggen eerst met jou, behalve als de wet dat niet toestaat.
  3. Voor autoriteiten en gebruikers is support (at) laadruim.nl ook het contactpunt, in het Nederlands en het Engels.

12. De software

  1. Laadruim, de ontwerpen en de handleidingen blijven van ons. Jij mag Laadruim gebruiken voor je eigen bedrijf, zolang je afspraak loopt. Je verkoopt het niet door.
  2. Je gegevens gaan nooit naar anderen, ook niet als iets wat voor jou gebouwd is voor iedereen in Laadruim komt.

13. Als wij stoppen

Stoppen we met Laadruim, dan melden we dat minstens 6 maanden vooraf en helpen we je over te stappen (artikel 8).

14. Aansprakelijkheid

  1. Ontstaat er schade door een fout van ons, dan vergoeden we alleen de directe schade, tot het hoogste van deze twee bedragen: wat je ons in de 12 maanden daarvoor betaalde, of € 1.000.
  2. Indirecte schade valt erbuiten, zoals gemiste omzet, stilstand of boetes van anderen.
  3. Deze grens geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.
  4. Je meldt schade binnen 30 dagen nadat je die ontdekt, schriftelijk.

15. Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen die buiten onze macht liggen, zoals storingen bij internet, stroom, de hostingpartij, of systemen van anderen waarmee je gekoppeld bent. Wat we in de verwerkersovereenkomst beloven, blijft gelden.

16. Geheimhouding

We houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim, ook na het einde van de afspraak.

17. Wijzigen

We mogen deze voorwaarden aanpassen en melden dat minstens 30 dagen vooraf. Is een wijziging duidelijk nadelig voor je, dan mag je opzeggen tegen de dag dat hij ingaat, zonder opzegtermijn.

18. Overgang naar een andere leverancier

Je geeft vooraf toestemming dat wij deze afspraak overdragen aan de BV die Wilfred Boerendans en Chris van Dijk samen oprichten voor Laadruim. We melden dat minstens een maand vooraf per e-mail, samen met de BV. Voor jou verandert er verder niets: dezelfde prijs, dezelfde voorwaarden, en je gegevens blijven van jou. Een nieuwe machtiging voor de incasso vragen we dan opnieuw aan je.

19. Recht, taal en geschillen

  1. Op deze voorwaarden geldt Nederlands recht. Bij een meningsverschil zoeken we eerst samen een oplossing. Lukt dat niet, dan beslist de bevoegde rechter waar de leverancier is gevestigd.
  2. Deze voorwaarden zijn er in het Nederlands en het Engels. Bij verschil geldt de Nederlandse tekst.