Verwerkersovereenkomst Laadruim

Download als pdf Algemene voorwaarden

Versie 1, geldig vanaf 1 november 2026. Hoort bij de algemene voorwaarden van Laadruim.

Deel 1. In gewone taal

Dit is uitleg. Wat bindt, zijn de bepalingen in deel 2, de afspraken in deel 3 en de bijlagen.

1. Jij beslist, wij voeren uit. Wat je in Laadruim zet, verwerken wij alleen om Laadruim voor je te laten werken, en alleen zoals jij het wilt. Vraag je iets wat volgens ons niet mag, dan zeggen we dat meteen.
2. Welke gegevens en van wie: zie bijlage II.
3. Geheim: iedereen bij ons die erbij kan, moet het geheimhouden.
4. Beveiliging: zie bijlage III, concreet en controleerbaar.
5. Wie we inschakelen: zie bijlage IV. Komt er iemand bij, dan melden we dat 14 dagen vooraf. Je mag bezwaar maken; lossen we het niet op, dan mag je opzeggen.
6. Niets buiten Europa zonder dat jij het weet en zonder de wettelijke waarborgen.
7. Hulp: vraagt iemand jou om inzage of verwijdering, dan helpen we. Ook bij een DPIA.
8. Datalek: we melden het je binnen 24 uur nadat we het ontdekken, met wat we dan weten. Zo kun jij op tijd melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (72 uur).
9. Controle: je krijgt alle informatie om te zien dat het klopt. Een audit of inspectie mag ook.
10. Aan het einde: je downloadt alles met "Alles exporteren", kunt 3 maanden nog inzien, en daarna wissen we alles. We bevestigen je dat. Uit onze reservekopieën is het binnen 40 dagen daarna weg, uit de noodkopieën van onze hostingpartij binnen 90 dagen.

Deel 2. De bepalingen

Dit zijn de EU-modelbepalingen uit Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/915 van de Europese Commissie, woord voor woord. Gekozen is: artikel 28 van de AVG (Verordening (EU) 2016/679), bepaling 5 niet opgenomen, en in bepaling 7.7 de algemene schriftelijke toestemming met een termijn van 14 dagen.

Afdeling I

Bepaling 1. Doel en toepassingsgebied

a) Het doel van deze standaardcontractbepalingen (hierna “de bepalingen” genoemd) is te zorgen voor de naleving van artikel 28, leden 3 en 4, van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

b) De in bijlage I vermelde verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers hebben met deze bepalingen ingestemd teneinde te zorgen voor de naleving van artikel 28, leden 3 en 4, van Verordening (EU) 2016/679 en/of artikel 29, leden 3 en 4, van Verordening (EU) 2018/1725.

c) Deze bepalingen zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens als gespecificeerd in bijlage II.

d) De bijlagen I tot en met IV maken integrerend deel uit van de bepalingen.

e) Deze bepalingen laten de verplichtingen die op de verwerkingsverantwoordelijke rusten krachtens Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 onverlet.

f) Deze bepalingen waarborgen op zichzelf niet de naleving van verplichtingen in verband met internationale doorgiften overeenkomstig hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725.

Bepaling 2. Onveranderlijkheid van de bepalingen

a) De partijen verbinden zich ertoe de bepalingen niet te wijzigen, tenzij om informatie aan de bijlagen toe te voegen of de daarin vervatte informatie bij te werken.

b) Dit belet de partijen niet om de in deze bepalingen neergelegde standaardcontractbepalingen op te nemen in een bredere overeenkomst, of om andere bepalingen of aanvullende waarborgen toe te voegen, mits deze niet direct of indirect in strijd zijn met de bepalingen of afbreuk doen aan de grondrechten of fundamentele vrijheden van betrokkenen.

Bepaling 3. Interpretatie

a) Wanneer in deze bepalingen de termen worden gebruikt die zijn gedefinieerd in Verordening (EU) 2016/679 respectievelijk Verordening (EU) 2018/1725, hebben die termen dezelfde betekenis als in die verordening.

b) Deze bepalingen moeten worden gelezen en geïnterpreteerd in het licht van de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 respectievelijk Verordening (EU) 2018/1725.

c) Deze bepalingen mogen niet worden geïnterpreteerd op een wijze die indruist tegen de rechten en verplichtingen waarin Verordening (EU) 2016/679 / Verordening (EU) 2018/1725 voorziet of op een wijze die afbreuk doet aan de grondrechten of fundamentele vrijheden van de betrokkenen.

Bepaling 4. Hiërarchie

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze standaardcontractbepalingen en de bepalingen van gerelateerde overeenkomsten tussen de partijen die reeds bestaan op het tijdstip waarop met deze standaardcontractbepalingen wordt ingestemd of die na dat tijdstip worden gesloten, prevaleren deze standaardcontractbepalingen.

Bepaling 5

Niet opgenomen (facultatief).

Deel II: verplichtingen van partijen

Bepaling 6. Beschrijving van de verwerking(en)

De bijzonderheden van de verwerkingen, en met name de categorieën persoonsgegevens en de doeleinden van de verwerking waarvoor de persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, zijn gespecificeerd in bijlage II.

Bepaling 7. Verplichtingen van de partijen

7.1. Instructies

a) De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op de verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval stelt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij de wetgeving dit om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. De verwerkingsverantwoordelijke kan ook tijdens de verwerking van persoonsgegevens steeds verdere instructies geven. Deze instructies worden altijd schriftelijk vastgelegd.

b) De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis als de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke naar het oordeel van de verwerker inbreuk maken op Verordening (EU) 2016/679 / Verordening (EU) 2018/1725 of de toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen van de Unie of de lidstaten.

7.2. Doelbinding

De verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor het specifieke doel of de specifieke doeleinden van de verwerking, zoals beschreven in bijlage II, tenzij hij verdere instructies van de verwerkingsverantwoordelijke krijgt.

7.3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Verwerking door de verwerker vindt slechts plaats gedurende de in bijlage II vastgestelde tijdspanne.

7.4. Beveiliging van de verwerking

a) De verwerker treft ten minste de in bijlage III gespecificeerde technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Dit houdt onder meer in dat de gegevens worden beschermd tegen een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig (inbreuk in verband met persoonsgegevens). Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau houden de partijen naar behoren rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de reikwijdte, de context en de doeleinden van de verwerking en de risico’s voor de betrokkenen.

b) De verwerker verleent zijn personeel slechts toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de monitoring van de overeenkomst. De verwerker waarborgt dat de tot het verwerken van de ontvangen persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden;

7.5. Gevoelige gegevens

Indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, of betrekking heeft op genetische gegevens of biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (hierna „gevoelige gegevens” genoemd), voorziet de verwerker in specifieke beperkingen en/of aanvullende waarborgen.

7.6 Documentatie en naleving

a) De partijen kunnen aantonen dat aan deze bepalingen is voldaan.

b) De verwerker behandelt verzoeken van de verwerkingsverantwoordelijke inzake de verwerking van gegevens overeenkomstig deze bepalingen onverwijld en adequaat.

c) De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat is voldaan aan de in deze bepalingen vastgestelde verplichtingen die rechtstreeks voortvloeien uit Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725. Op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke staat de verwerker ook regelmatig, of indien er aanwijzingen van niet-naleving zijn, audits toe van de onder deze bepalingen vallende verwerkingsactiviteiten en draagt de verwerker aan die audits bij. Bij het nemen van een beslissing over een toetsing of audit kan de verwerkingsverantwoordelijke rekening houden met relevante certificeringen van de verwerker.

d) De verwerkingsverantwoordelijke kan ervoor kiezen de audit zelf uit te voeren of een onafhankelijke auditor daartoe opdracht te geven. De audits kunnen ook inspecties in de bedrijfsruimten of fysieke faciliteiten van de verwerker omvatten en worden, in voorkomend geval, tijdig aangekondigd.

e) De partijen stellen de in deze bepaling bedoelde informatie, met inbegrip van de resultaten van eventuele audits, op verzoek ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten.

7.7. Gebruik van subverwerkers

a) De verwerker heeft de algemene toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke om subverwerkers in dienst te nemen die op een overeengekomen lijst staan. De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke ten minste 14 dagen van tevoren specifiek schriftelijk in kennis van voorgenomen wijzigingen van die lijst door toevoeging of vervanging van subverwerkers, zodat de verwerkingsverantwoordelijke voldoende tijd heeft om vóór de indienstneming van de betrokken subverwerker(s) bezwaar te kunnen maken tegen dergelijke wijzigingen. De verwerker verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke de informatie die nodig is om deze laatste in staat te stellen zijn recht van bezwaar uit te oefenen.

b) Wanneer de verwerker een subverwerker in dienst neemt voor de uitvoering van specifieke verwerkingen (namens de verwerkingsverantwoordelijke), doet hij dit door middel van een overeenkomst die de subverwerker in wezen dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt als die welke op grond van deze bepalingen aan de verwerker worden opgelegd. De verwerker zorgt ervoor dat de subverwerker voldoet aan de verplichtingen die krachtens deze bepalingen en Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 op de verwerker rusten.

c) Op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van een dergelijke subverwerkingsovereenkomst en van alle latere wijzigingen daarvan. Voor zover nodig ter bescherming van bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie, met inbegrip van persoonsgegevens, kan de verwerker de tekst van de overeenkomst bewerken alvorens de kopie te delen.

d) De verwerker blijft ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de verplichtingen van de subverwerker overeenkomstig zijn overeenkomst met de verwerker. De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke in kennis van elk verzuim van de subverwerker om zijn contractuele verplichtingen na te komen.

e) De verwerker komt met de subverwerker een derdenbeding overeen waarbij - ingeval de verwerker feitelijk is verdwenen, rechtens is opgehouden te bestaan of insolvent is geworden - de verwerkingsverantwoordelijke het recht heeft de overeenkomst met de subverwerker te beëindigen en de subverwerker te gelasten de persoonsgegevens te wissen of terug te geven.

7.8. Internationale doorgiften

a) Doorgifte van gegevens aan een derde land of een internationale organisatie door de verwerker geschiedt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke of om te voldoen aan een specifieke eis uit hoofde van het Unierecht of het lidstatelijke recht waaraan de verwerker is onderworpen, en vindt plaats in overeenstemming met hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 of Verordening (EU) 2018/1725.

b) De verwerkingsverantwoordelijke stemt ermee in dat wanneer de verwerker overeenkomstig bepaling 7.7 een subverwerker in dienst neemt voor het uitvoeren van specifieke verwerkingen (namens de verwerkingsverantwoordelijke) en die verwerkingen een doorgifte van persoonsgegevens in de zin van hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 inhouden, de verwerker en de subverwerker de naleving van hoofdstuk V van Verordening (EU) 2016/679 kunnen waarborgen door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen die door de Commissie zijn vastgesteld overeenkomstig artikel 46, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679, mits aan de voorwaarden voor het gebruik van die standaardcontractbepalingen is voldaan.

Bepaling 8. Bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke

a) De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis van elk verzoek dat hij van de betrokkene heeft ontvangen. De verwerker antwoordt niet zelf op het verzoek, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke daartoe toestemming heeft gegeven.

b) De verwerker staat de verwerkingsverantwoordelijke bij bij het vervullen van zijn verplichtingen om te reageren op verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten, en houdt daarbij rekening met de aard van de verwerking. Bij het nakomen van zijn verplichtingen uit hoofde van de punten a) en b) volgt de verwerker de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

c) De verwerker heeft niet alleen de verplichting de verwerkingsverantwoordelijke bij te staan overeenkomstig bepaling 8, punt b), maar staat de verwerkingsverantwoordelijke ook bij bij het waarborgen van de naleving van de volgende verplichtingen, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de gegevensverwerking en de informatie waarover de verwerker beschikt:

1. de verplichting om een beoordeling uit te voeren van het effect van de beoogde verwerkingen op de bescherming van persoonsgegevens (een “gegevensbeschermingseffectbeoordeling”) wanneer een bepaalde soort verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen;
2. de verplichting om de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten voorafgaand aan de verwerking te raadplegen wanneer uit een gegevensbeschermingseffectbeoordeling blijkt dat de verwerking een hoog risico zou opleveren indien de verwerkingsverantwoordelijke geen maatregelen neemt om dat risico te beperken,
3. de verplichting om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens accuraat en actueel zijn, door de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in te lichten wanneer de verwerker ervan kennis heeft gekregen dat de gegevens die hij verwerkt onjuist of achterhaald zijn.
4. de verplichtingen in artikel 32 van Verordening (EU) 2016/679.

d) De partijen stellen in bijlage III de passende technische en organisatorische maatregelen vast op grond waarvan de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bij de toepassing van deze bepaling moet bijstaan, alsmede de omvang en de omvang van de vereiste bijstand.

Bepaling 9. Kennisgeving van een inbreuk in verband met persoonsgegevens

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens werkt de verwerker samen met de verwerkingsverantwoordelijke en staat hij hem bij opdat de verwerkingsverantwoordelijke kan voldoen aan zijn verplichtingen uit hoofde van de artikelen 33 en 34 van Verordening (EU) 2016/679 of de artikelen 34 en 35 van Verordening (EU) 2018/1725, indien van toepassing, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de verwerking en de informatie waarover de verwerker beschikt.

9.1 Inbreuk in verband met gegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, staat de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bij:

a) bij het zonder onnodige vertraging melden van de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten nadat de verwerkingsverantwoordelijke er kennis van heeft gekregen, indien relevant /(tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen);

b) bij het verkrijgen van onderstaande informatie die overeenkomstig artikel 33, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 in de kennisgeving van de verwerkingsverantwoordelijke moet worden vermeld en ten minste omvat:

1. de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
2. de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
3. de maatregelen die de verwerkingsverantwoordelijke heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

Indien en voor zover al deze informatie niet op hetzelfde moment kan worden verstrekt, bevat de oorspronkelijke kennisgeving de dan beschikbare informatie en wordt verdere informatie vervolgens onverwijld verstrekt zodra deze beschikbaar is.

c) bij het naleven, overeenkomstig artikel 34 van Verordening (EU) 2016/679, van de verplichting om de betrokkene de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld mee te delen, wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.

9.2 Inbreuk in verband met gegevens die door de verwerker worden verwerkt

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die door de verwerker worden verwerkt, stelt de verwerker, nadat hij kennis heeft gekregen van de inbreuk, de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onverwijld in kennis. Deze kennisgeving bevat ten minste:

a) een beschrijving van de aard van de inbreuk (waar mogelijk onder vermelding van de categorieën betrokkenen en gegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en gegevensregisters in kwestie);

b) de gegevens van een contactpunt waar meer informatie over de inbreuk in verband met persoonsgegevens kan worden verkregen;

c) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de maatregelen die zijn genomen of worden voorgesteld om deze aan te pakken, onder meer om de mogelijke negatieve gevolgen ervan te beperken.

Indien en voor zover al deze informatie niet op hetzelfde moment kan worden verstrekt, bevat de oorspronkelijke kennisgeving de dan beschikbare informatie en wordt verdere informatie vervolgens onverwijld verstrekt zodra deze beschikbaar is.

De partijen vermelden in bijlage III alle andere elementen die door de verwerker moeten worden verstrekt wanneer hij de verwerkingsverantwoordelijke bijstaat bij de naleving van de verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke uit hoofde van de artikelen 33 en 34 van Verordening (EU) 2016/679.

Deel III: slotbepalingen

Bepaling 10. Niet-naleving van de bepalingen en beëindiging

a) Onverminderd eventuele bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 kan de verwerkingsverantwoordelijke, ingeval de verwerker zijn verplichtingen uit hoofde van deze bepalingen niet nakomt, de verwerker opdracht geven de verwerking van persoonsgegevens op te schorten totdat deze aan deze bepalingen voldoet of de overeenkomst wordt beëindigd. Wanneer de verwerker om welke reden dan ook niet aan deze bepalingen kan voldoen, stelt hij de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onverwijld in kennis.

b) De verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de overeenkomst te beëindigen voor zover deze de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig deze bepalingen betreft, indien:

1. de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker overeenkomstig punt a) heeft opgeschort en de naleving van deze bepalingen niet binnen een redelijke termijn en in elk geval binnen één maand na de opschorting wordt hervat;
2. de verwerker deze bepalingen of zijn verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725 wezenlijk of voortdurend schendt;
3. de verwerker niet voldoet aan een bindend besluit van een bevoegde rechter of de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten met betrekking tot zijn verplichtingen uit hoofde van deze bepalingen of Verordening (EU) 2016/679 en/of Verordening (EU) 2018/1725.

c) De verwerker heeft het recht de overeenkomst op te zeggen voor zover het daarbij gaat om de verwerking van persoonsgegevens krachtens deze bepalingen, indien de verwerkingsverantwoordelijke, nadat de verwerker hem er overeenkomstig bepaling 7.1, punt b), van in kennis heeft gesteld dat zijn instructies inbreuk maken op de toepasselijke wettelijke vereisten, aandringt op naleving van de instructies.

d) Na de beëindiging van de overeenkomst wist de verwerker, naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens die namens de verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt en bevestigt hij tegenover de verwerkingsverantwoordelijke dat hij dit heeft gedaan, of zendt hij alle persoonsgegevens terug aan de verwerkingsverantwoordelijke en verwijdert hij bestaande kopieën, tenzij het Unierecht of het lidstatelijke recht de opslag van de persoonsgegevens voorschrijft. Totdat de gegevens zijn gewist of teruggeven, blijft de verwerker ervoor zorgen dat deze bepalingen worden nageleefd.

Deel 3. Aanvullende afspraken

Bepaling 2 staat toe dat we iets toevoegen, zolang het niet botst met de bepalingen of de rechten van mensen.

1. Samen met de voorwaarden. Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Laadruim en geldt zolang die gelden, plus de periode in bijlage II (duur).
2. Datalek binnen 24 uur. Bovenop "onverwijld" (bepaling 9.2) melden we binnen 24 uur nadat we een inbreuk ontdekken, aan het e-mailadres van de beheerders van je bedrijf en aan het contactadres uit bijlage I.
3. Audit. Eerst geven we je de informatie (bepaling 7.6 c). Wil je daarna een audit of inspectie, dan kondig je die 30 dagen vooraf aan. Eén keer per jaar, en altijd extra bij een aanwijzing dat iets niet klopt. Wie de audit doet, houdt geheim wat hij ziet. De kosten zijn voor jou, tenzij blijkt dat wij ons niet aan deze afspraken hielden.
4. Aan het einde. Jouw keuze uit bepaling 10 d staat vast als: eerst teruggeven (de export van artikel 8 van de voorwaarden, 3 maanden alleen lezen), daarna wissen, met een bevestiging per e-mail. Wil je eerder wissen, vraag het ons.
5. Toegang vanuit het buitenland. Mensen van de verwerker kunnen op reis inloggen, met dezelfde beveiliging (bijlage III). De gegevens blijven op servers in de EU staan. Kopieën van klantgegevens op een laptop maken we niet, behalve versleuteld voor een geplande terugzetproef binnen de EU, en die wissen we dezelfde dag.
6. Aansprakelijkheid. Tussen ons geldt artikel 14 van de algemene voorwaarden. Dat beperkt nooit de rechten van mensen van wie we gegevens verwerken (AVG art. 82).
7. Overgang. Gaat je afspraak over naar de BV uit artikel 18 van de voorwaarden, dan gaat deze overeenkomst mee.
8. Taal. Deze overeenkomst is er in het Nederlands en het Engels. Bij verschil geldt de Nederlandse tekst, behalve voor deel 2: de EU-modelbepalingen zijn in elke EU-taal officieel.

Bijlage I: lijst van partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: de klant, met de bedrijfsgegevens uit de aanvraag of het voorstel. Contact: de beheerders van het bedrijf in Laadruim. Ondertekening: door het akkoord op de algemene voorwaarden, op de datum daarvan (elektronisch is schriftelijk, AVG art. 28 lid 9).

Verwerker: Laadruim, de leverancier uit artikel 1 van de algemene voorwaarden, Oder 20, Postbus E7710, 2491 DC Den Haag, KvK 56385404. Contact: Wilfred Boerendans, support (at) laadruim.nl. Staat in je voorstel een ander bedrijf als leverancier, dan vullen we deze bijlage en bijlage IV daarop aan.

Bijlage II: beschrijving van de verwerking

Categorieën betrokkenen

1. Gebruikers van de klant: medewerkers op het niveau Beheerder, Kantoor of Magazijn.
2. Contactpersonen bij relaties van de klant (opdrachtgevers, leveranciers).
3. Mensen op afleveradressen en bestemmingen, soms particulieren.
4. Ontvangers van rapporten en verschilmeldingen buiten Laadruim.
5. Mensen die genoemd worden in berichten van koppelingen (zoals opdrachten van een vervoerder) en in bestanden die de klant inleest.

Categorieën persoonsgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres (straat, postcode, plaats, coördinaten).
• Account: niveau, een eigen label, wie uitnodigde, de uitnodiging (e-mail), de passkey. Van de passkey bewaren we alleen het openbare deel en de naam van het toestel: de vingerafdruk of het gezicht blijft op het eigen toestel.
• Logboek: wie deed wat en wanneer, het IP-adres en het soort toestel (zoals "Safari op iPhone").
• Sessie: IP-adres en browser, zolang iemand is ingelogd (hoogstens 12 uur).
• Ruwe berichten van koppelingen, versleuteld, met het IP-adres van de afzender.
• Laadruim heeft geen notitieveld bij voorraad, inslag, uitslag of relaties, en geen foto's, handtekeningen of bijlagen. Wel zijn er korte tekstvelden die de klant zelf invult, zoals een omschrijving of een eigen label.

Gevoelige gegevens: geen. Laadruim vraagt er nergens om, en de klant zet ze er niet in (artikel 11 van de voorwaarden). Een passkey is bij ons geen biometrisch gegeven: dat blijft op het toestel.

Aard van de verwerking: bewaren, tonen, zoeken en ordenen; een bericht van een koppeling omzetten in een inslag of uitslag; mailen op opdracht van de klant (uitnodigingen, rapporten, verschilmeldingen); reservekopieën maken en terugzetten; wissen.

Doeleinden: Laadruim leveren (voorraad, inslag, uitslag, koppelingen, rapporten), veilig inloggen, misbruik en storingen opsporen en oplossen, en hulp als de klant erom vraagt.

Duur van de verwerking

Voor subverwerkers gelden hetzelfde voorwerp, dezelfde aard en dezelfde duur, voor het deel dat in bijlage IV staat.

Bijlage III: technische en organisatorische maatregelen

Inloggen en rechten

• Alleen met een passkey; Laadruim gebruikt geen wachtwoorden. Nieuwe gebruikers alleen op uitnodiging: de link in die mail, of in een herstelmail, is er alleen om een passkey te maken.
• Hoogstens 5 inlogpogingen per minuut per IP-adres; daarna gaat de deur even dicht.
• Sessies: uitgelogd na 60 minuten stil (240 minuten na een passkey), hoogstens 12 uur.
• Rechten per niveau, op de server gecontroleerd bij elke actie, niet alleen door een knop te verbergen.
• Een gedeactiveerde gebruiker kan meteen niet meer in.

Bedrijven gescheiden

• Elke vraag aan de database is standaard beperkt tot één bedrijf, en valt dicht als er geen bedrijf bekend is.
• Ook de database zelf koppelt elke regel van een bedrijf aan dat bedrijf. Automatische tests bewaken het bij elke wijziging.

Versleuteling

• Elke verbinding met TLS 1.2 of 1.3, en de browser mag een jaar lang alleen veilig verbinden (HSTS).
• Versleuteld opgeslagen: ruwe berichten van koppelingen, ingelezen regels, en taken en mails in de wachtrij met gegevens uit Laadruim.
• Sleutels voor binnenkomende berichten alleen als onomkeerbare hash, met een lijst van toegestane IP-⁠adressen.
• Reservekopieën met een wachtwoord dat de opslagpartij niet heeft.

Logboek en sporen

• Het logboek kan in de app alleen groeien, niet veranderen, behalve het wissen van IP-adressen en namen volgens bijlage II. Zo is na te gaan wie wat deed, ook bij een datalek.

Beschikbaarheid en herstel

• Elke nacht een reservekopie naar Backblaze (EU, Amsterdam), plus een dagelijkse snapshot bij mijn.host.
• Terugzetten oefenen we elk kwartaal op een aparte server, en het proefexemplaar wordt daarna gewist.
• Updates eerst op de proefserver, 's nachts op live. Live komt alleen een geteste en goedgekeurde versie.

Mensen en toegang

• Bij de server kunnen alleen Wilfred Boerendans en Ploi, met een eigen sleutel.
• Teamleden van Laadruim loggen in met een passkey en gebruiken hun toegang alleen voor hulp en het nakijken van aanvragen.
• Wie erbij kan, is aan geheimhouding gebonden.
• Inloggen kan ook op reis buiten de EU, met dezelfde maatregelen. De gegevens blijven op servers in de EU. De computer waarmee we beheren is versleuteld.
• Onze bouw- en beheersoftware krijgt geen klantgegevens te zien: scripts tonen alleen tellingen, en controle op live gebeurt met ons eigen testbedrijf. Ook een vraag aan de hostingpartij gaat zonder klantgegevens.

Zuinig met gegevens

• Geen trackers van anderen, geen CDN, lettertypes van de eigen server. De gebruiksmeting is opgeteld, nooit per persoon.

Hulp aan de klant

• Relaties en adressen inzien en aanpassen doet de klant zelf in Laadruim. Een relatie waar nog niets aan hangt, kan weg. Een relatie die in gebruik is, blijft voor de administratie (wettelijke bewaarplicht, AVG art. 17 lid 3 b) en kan op "Geblokkeerd"; een adres kan uit.
• Alles exporteren: de klant downloadt alles in Excel en CSV; elke export komt in het logboek en de beheerders krijgen een mail.
• Na het einde wissen we een heel bedrijf, met zijn gebruikers en bestanden, en bevestigen we dat per e-⁠mail.
• Een beheerder kan de gegevens van een gedeactiveerde gebruiker meteen laten wissen ("Gegevens wissen", met een passkey; de andere beheerders krijgen een mail). Wordt een reservekopie teruggezet, dan wissen we opnieuw wat al gewist was, met een lijst buiten de database die alleen codes bevat, geen namen.
• Bij een datalek: het logboek en het beveiligingslog laten zien wat er gebeurde; we melden binnen 24 uur.

Bijlage IV: lijst van subverwerkers

Geen subverwerker, omdat ze geen persoonsgegevens van klanten krijgen: UptimeRobot (alleen of de site antwoordt), IndexNow (alleen openbare adressen van de site), GitHub (alleen code en nepgegevens in tests), onze bouwsoftware (zie bijlage III). Moneybird en Mollie gebruiken we alleen voor onze eigen facturen en betalingen, niet voor wat je in Laadruim zet. Mail aan ontvangers die de klant zelf kiest, gaat op zijn opdracht en maakt hen geen subverwerker.